Учимся писать записки докладные, служебные, объяснительные. Статья из журнала ГЛАВНАЯ КНИГА актуальна на 5 октября 2. Содержание журнала. Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО КомоФормальность, отнимающая время и силы,  именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать. Анализ объяснительной записки и рекомендации относительно составления ее. Образец, форма объяснительной содержит следующие составляющие в шапке, в правом. Объяснительная при недостаче по итогам инвентаризации. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением. Примеры записок, Предложение о премировании конкретного. Пример Объяснительной По Поводу Недостачи' title='Пример Объяснительной По Поводу Недостачи' />Зачем нужны записки. Прежде всего, все записки  это информационно справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением. Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого то управленческого решения, а может быть только принята к сведению. K/2012/K_12-03_20-38_doc_3.gif' alt='Пример Объяснительной По Поводу Недостачи' title='Пример Объяснительной По Поводу Недостачи' />Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами. Чем записки различаются между собой. Для наглядности покажем основные отличия в таблице. В налоговых целях записки всякие важны. В некоторых случаях какая либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходовп. НК РФ, например служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 1. Здесь и сейчас будет множество примеров объяснительной записки. Но сразу хочу предупредить, что поскольку это всетаки. Постановление ФАС МО от 1. На основании этой докладной или иного документа будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показаний. Письмо ФНС от 1. 6. НК РФ, если с прежнего места работы нет справки 2 НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычеты. Письмо ФНС от 3. 0. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документы. Письмо Минздравсоцразвития от 2. Закона от 2. 1. 1. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так. Общество с ограниченной ответственностью АльфаУтверждена приказом по ООО Альфаот 2. Записки докладные, служебные, объяснительные. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов наименование структурного подразделения  составителя записки наименование вида документа  докладная, служебная или объяснительная записка дата документа  дата подписания арабскими цифрами в последовательности день, месяц, год адресат  ф. Текст пишется от первого лица в единственном числе. В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий. Рекомендуется заканчивать текст словами Считаю. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях. Приведем примеры оформления разных записок. Общество с ограниченной ответственностью АльфаБухгалтерия. Руководство По Ремонт Мазда 323. Генеральному директору. ООО АльфаИ. И. Стасову. Начальнику отдела кадров. С. В. Климовой. Причины, указанные в объяснительной,признать неуважительными. Применить дисциплинарное взысканиев форме замечания к Т. И. Богдановой. Главному бухгалтеру. А. Д. Жаровой. Принять меры к восстановлению ГТД3. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯЗАПИСКАот 3. Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части. Бухгалтер. Т. И. Богданова. С документом ознакомлены Начальникотделакадров. С. В. Климова. 30. Главныйбухгалтер. А. Д. Жарова. 30. Общество с ограниченной ответственностью АльфаБухгалтерия. Начальникутехнического отдела. А. П. Носову. СЛУЖЕБНАЯЗАПИСКАот 1. Положения о премировании ООО Альфа, для расчета премии специалистам технического отдела. Главныйбухгалтер. А. Д. Жарова. С документом ознакомлен Начальниктехническогоотдела. А. П. Носов. 13. 0. Общество с ограниченной ответственностью АльфаБухгалтерия. Генеральному директору. ООО АльфаИ. И. Стасову. Начальнику отдела кадров. С. В. Климовой. Подготовить проект приказаоб отзыве из отпуска. Жаровой А. Д. В ходе работы появилась необходимость в разъяснениях структуры дебиторской задолженности по импортным контрактам с китайскими компаниями. Поскольку учет этих контрактов ведет лично главный бухгалтер Жарова А. Д., только она обладает нужной информацией. В связи с этим прошу отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Жарову А. Д. Заместительглавногобухгалтера. Н. В. Потапова. С документом ознакомлен Начальникотделакадров. С. В. Климова. 26. При написании записок помните, что они должны быть краткими учитывая занятость адресата и понятными. И если вы установите правила их оформления, то любой работник с этим легко справится. Другие статьи журнала ГЛАВНАЯ КНИГА на тему Документооборот 2. Риски внедоговорной поставки если договор и накладная не дружат,. Учитываем расходы на уничтожение документов,. Объяснительная записка по поводу недостачи денежных средств в кассе. Тогда пишите все, что сочтете нужным. Например, не знаю, как так вышло и все. Самое главное, против себя ничего не пишите.